Datenschutzerklärung Vacanzo

DAI Group GmbH, Sihlbruggstrasse 109, 6340 Baar, UID CHE-153.907.488 · Kontakt für Datenschutzfragen: [Kontaktadresse, z. B. datenschutz@daigroup.ch]

Entwurf zur anwaltlichen Prüfung · Stand 14. Oktober 2026 · Fassung 0.5a · mit den Änderungen der anwaltlichen Prüfung vom 2./4. Oktober 2026 und den Antworten vom 12. Oktober 2026

1 Worum es geht

Vacanzo ist ein Dienst zur Verwaltung von Ferien, Abwesenheiten und Arbeitszeiten, den Unternehmen (unsere Kundinnen) für ihre Mitarbeitenden nutzen. Diese Erklärung beschreibt, wie die DAI Group GmbH («wir») Personendaten bearbeitet, wenn Sie vacanzo.ch besuchen, ein Konto eröffnen oder Vacanzo nutzen. Diese Erklärung gilt nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) sowie – soweit auf eine konkrete Bearbeitung anwendbar – nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem liechtensteinischen Datenschutzrecht.

2 Zwei Rollen, die Sie unterscheiden sollten

Sind Sie Mitarbeiterin oder Mitarbeiter einer Kundin? Dann ist Ihre Arbeitgeberin für Ihre Daten in Vacanzo verantwortlich; wir bearbeiten sie in ihrem Auftrag (Ziff. 6). Fragen zu Ihren Daten, Auskunfts- und Löschbegehren richten Sie an Ihre Arbeitgeberin. Was wir dabei selbst sehen können, steht in Ziff. 6.2.

Sind Sie Administratorin, Vertragspartnerin oder Besucherin der Website? Dann sind wir für die in Ziff. 3 bis 5 beschriebenen Daten selbst verantwortlich.

3 Website vacanzo.ch

Beim Aufruf unserer Seiten verarbeiten wir die technisch notwendigen Angaben Ihres Browsers (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser-Typ) in Protokollen, die wir zur Sicherheit und Fehlersuche höchstens 30 Tage aufbewahren. Wir setzen nur technisch notwendige Cookies (Sitzung, Sprache). Es gibt keine Tracking-, Werbe- oder Analysedienste Dritter.

4 Konto und Vertrag (Kundinnen und Administratorinnen)

4.1 Registrierung und Anmeldung laufen über unseren Identitätsanbieter Zitadel (CAOS AG, St. Gallen, Datenregion Schweiz). Sie melden sich mit einem Google- oder Microsoft-Konto oder mit Passwort und zweitem Faktor an; wir erhalten Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und eine Kennung, nie Ihr Passwort.

4.2 Vertrags- und Abrechnungsdaten: Firma, Adresse, Kanton, gewählter Tarif, Anzahl abgerechneter Personen je Monat, Rechnungen, Zahlungsstatus. Kartendaten werden ausschliesslich beim Zahlungsdienstleister wallee AG (Winterthur) gespeichert.

4.3 Kontaktdaten der Administratorinnen (Name, E-Mail-Adresse) verwenden wir für Rechnungen, Änderungsmitteilungen, Sicherheitshinweise und Support. Der Versand erfolgt über Google Workspace ab holiday-saas@daigroup.ch.

4.4 Support findet per E-Mail und Bildschirmfreigabe statt. Wir haben kein eigenes Zugriffskonto auf Ihre Daten.

4.5 Rechtsgrundlage und Dauer: Vertragserfüllung und unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb. Vertrags- und Rechnungsdaten bewahren wir zehn Jahre auf (OR 958f); übrige Kontodaten löschen wir mit den Daten des Kundenkontos (Ziff. 8).

Nach Schweizer Recht bearbeiten wir diese Daten insbesondere zur Durchführung und Verwaltung des Vertragsverhältnisses sowie aufgrund unseres Interesses an einem sicheren und ordnungsgemässen Betrieb.

Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützen wir die Bearbeitung – je nach Sachverhalt – auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die betroffene Person selbst Vertragspartei ist, auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Kommunikation mit geschäftlichen Kontaktpersonen, die Verwaltung des Vertrags und den sicheren Betrieb sowie auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Aufbewahrungs- oder Dokumentationspflichten bestehen.

4.6 Erforderliche Angaben. Die für Registrierung, Authentisierung, Vertragsverwaltung und Abrechnung als erforderlich bezeichneten Angaben sind notwendig, damit ein Kundenkonto eröffnet und der Dienst vertragsgemäss bereitgestellt werden kann. Ohne diese Angaben kann Vacanzo gegebenenfalls nicht oder nicht vollständig genutzt werden.

5 Nutzungsdaten des Dienstes

Wir werten aus, welche Funktionen und Einstellungen genutzt werden und wie viele Testkonten in Abonnements übergehen, um Vacanzo zu verbessern und zu bepreisen. Diese Auswertungen sind je Kundenkonto aggregiert und enthalten keine Daten einzelner Mitarbeitender. Wir verkaufen keine Nutzungsdaten.

6 Daten der Mitarbeitenden unserer Kundinnen

6.1 Auftragsbearbeitung. Ferien, Abwesenheiten, Krankheits- und Diensttage, Arbeitszeiten, Personalien und Anstellungsdaten der Mitarbeitenden bearbeiten wir ausschliesslich im Auftrag der jeweiligen Arbeitgeberin nach dem Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV). Die Arbeitgeberin bestimmt Zweck und Umfang der Bearbeitung und ist datenschutzrechtlich Verantwortliche. Sie ist für die Information ihrer Mitarbeitenden nach dem auf sie anwendbaren Datenschutzrecht verantwortlich, in der Schweiz insbesondere nach Art. 19 DSG und – soweit die DSGVO anwendbar ist – insbesondere nach Art. 13 und 14 DSGVO.

6.2 Was wir sehen und was nicht. Vacanzo ist so gebaut, dass wir Mitarbeitendendaten nicht einsehen können: Unsere Verwaltungsrolle hat auf diese Daten keine Berechtigung, und jede Kundin ist auf Datenbankebene von jeder anderen getrennt. Wir sehen von einer Kundin nur Firmenangaben, die Anzahl Personen je Monat, den Zeitpunkt der letzten Aktivität und die Kontaktdaten der Administratorinnen.

6.3 Benachrichtigungen an Mitarbeitende versenden wir per E-Mail; hat die Arbeitgeberin ihren Slack-Arbeitsbereich angebunden, wahlweise auch dorthin. Entscheide, die Sie betreffen (etwa die Antwort auf ein Feriengesuch), erreichen Sie immer; den Kanal wählen Sie.

6.4 Sprachmodell. Wenn die Arbeitgeberin diese Funktion nicht abgeschaltet hat, kann eine berichterstellende Person einen Textentwurf für die Zusammenfassung eines Berichts durch Google Vertex AI (Gemini, Verarbeitungsstandort EU) erstellen lassen. Die Anfrage enthält keine Namen und wird nicht zum Training von Modellen verwendet. Eine etwaige technisch oder sicherheitsbedingt erforderliche vorübergehende Speicherung richtet sich nach den für den eingesetzten Dienst vereinbarten Einstellungen und Vertragsbedingungen. Der Entwurf wird von einer Person geprüft und bearbeitet; es werden keine automatisierten Entscheide getroffen.

6.5 Vergleichswerte. Nur wenn die Arbeitgeberin ausdrücklich zugestimmt hat, fliessen anonymisierte, aggregierte Kennzahlen ihres Kontos in Vergleichswerte nach Branche und Grössenklasse ein. Ein Wert wird nur aus mindestens fünf Unternehmen und fünfzig Personen gebildet; Namen, Geburtsdaten, Freitexte, Kunden- und Projektnamen sind nie Teil davon.

6.6 Gastpersonen. Die Arbeitgeberin kann einer externen Person (etwa ihrer Treuhänderin) befristet Leserechte einräumen. Diese Person handelt für die Arbeitgeberin, nicht für uns.

7 Wo die Daten liegen und wer sie verarbeitet

Produktivdaten und Sicherungen liegen in der Schweiz (Google Cloud, Region Zürich). Die Anmeldung erfolgt bei CAOS AG (Zitadel, Datenregion Schweiz; Muttergesellschaft in den USA, Support- und Sicherungsvorgänge des Anbieters können ausserhalb der Schweiz erfolgen). Zahlungen wickelt wallee AG (Schweiz) ab. Textentwürfe durch Sprachmodelle werden in der EU verarbeitet. Die vollständige Liste mit Standorten ist Anhang 3 des AVV.

Soweit Daten darüber hinaus in Staaten ohne angemessenes Datenschutzniveau übermittelt oder von dort aus zugänglich gemacht werden, verwenden wir eine nach dem jeweils anwendbaren Datenschutzrecht zulässige Grundlage, insbesondere einen geltenden Angemessenheitsmechanismus bzw. ein Data Privacy Framework oder geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln.

8 Aufbewahrung und Löschung

Die Daten eines Kundenkontos bleiben nach Vertragsende 30 Tage lesbar für den Export und werden dann aus dem Produktivsystem sofort und aus allen Sicherungen innert sieben Tagen gelöscht. Innerhalb des Kontos löscht die Arbeitgeberin die Daten einzelner Mitarbeitender selbst; gesetzliche Aufbewahrungspflichten (bis zehn Jahre für Arbeitszeitaufzeichnungen, die auch Geschäftsunterlagen sind) können dem entgegenstehen und liegen bei der Arbeitgeberin.

9 Ihre Rechte

Nach Massgabe des jeweils anwendbaren Datenschutzrechts können Sie insbesondere Auskunft über die Bearbeitung Ihrer Personendaten, die Berichtigung unrichtiger Daten, die Löschung oder Einschränkung einer Bearbeitung sowie die Herausgabe bzw. Übertragung bestimmter Daten verlangen und einer Bearbeitung widersprechen.

Soweit die DSGVO anwendbar ist, stehen Ihnen insbesondere die Rechte nach Art. 15 bis 22 DSGVO zu.

Für Daten, die wir als Auftragsbearbeiterin bzw. Auftragsverarbeiterin für Ihre Arbeitgeberin bearbeiten, wenden Sie sich grundsätzlich an Ihre Arbeitgeberin. Für Bearbeitungen, für die wir selbst verantwortlich sind, verwenden Sie die oben genannte Kontaktadresse.

Personen in der Schweiz können sich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden. Personen, für deren Bearbeitung die DSGVO bzw. das liechtensteinische Datenschutzrecht gilt, können zudem Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde erheben, insbesondere bei der Datenschutzstelle Liechtenstein.

10 Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich der Dienst oder das Recht ändert. Massgebend ist die jeweils auf vacanzo.ch veröffentlichte Fassung; wesentliche Änderungen teilen wir den Administratorinnen per E-Mail mit.

Anhang · Musterinformation für Mitarbeitende

Zur Verwendung durch die Kundin als Arbeitgeberin; Platzhalter in eckigen Klammern. Für Arbeitgeberinnen in der Schweiz dient das Muster insbesondere der Information nach Art. 19 DSG. Für Arbeitgeberinnen in Liechtenstein ist es vor Verwendung um die im Zusatz für Liechtenstein bezeichneten Angaben zu ergänzen, damit die Informationspflichten nach Art. 13 bzw. 14 DSGVO erfüllt werden.

Information über die Bearbeitung Ihrer Daten in Vacanzo

[Firma] nutzt für die Verwaltung von Ferien, Abwesenheiten [und Arbeitszeiten] den Dienst Vacanzo der DAI Group GmbH, Baar. Erfasst werden Ihr Name, Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, Ihr Geburtsdatum (für die gesetzliche Ferienberechnung), Ihr Beschäftigungsgrad und dessen Verlauf, Ihre Abwesenheiten (Ferien, unbezahlte Abwesenheit, Krankheit oder Unfall ohne Angabe von Gründen, Militär-, Zivil- und Zivilschutzdienst) [sowie Ihre Arbeitszeiten je Tag und Projekt].

Verantwortlich für diese Daten ist [Firma]; die DAI Group GmbH bearbeitet sie ausschliesslich in unserem Auftrag und kann sie nach ihrer Bauweise selbst nicht einsehen. Die Daten werden in der Schweiz gespeichert. Die Anmeldung erfolgt über [Google Workspace / Microsoft / Zitadel]. Benachrichtigungen erhalten Sie per E-Mail [oder, nach Ihrer Wahl, in unserem Slack]. Lesenden Zugriff haben Ihre Vorgesetzten und die Administratorinnen [sowie befristet unsere Treuhänderin [Name]].

Ihre Daten werden für die Dauer des Arbeitsverhältnisses und danach für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (bis zehn Jahre) aufbewahrt. Auskunft, Berichtigung und Löschung verlangen Sie bei [Kontaktperson, E-Mail].

Zusatz für Mitarbeitende in Liechtenstein

Soweit auf die Bearbeitung Ihrer Daten die DSGVO anwendbar ist, erfolgt die Bearbeitung auf den von Ihrer Arbeitgeberin festgelegten Rechtsgrundlagen nach Art. 6 DSGVO und – soweit Angaben zu Krankheit oder Unfall verarbeitet werden – auf einer einschlägigen Grundlage nach Art. 9 DSGVO.

Ihre Arbeitgeberin informiert Sie über die konkret anwendbaren Rechtsgrundlagen, die Aufbewahrungsdauer bzw. deren Kriterien sowie gegebenenfalls über weitere Empfänger.

Die DAI Group GmbH bearbeitet die Daten als Auftragsverarbeiterin der Arbeitgeberin. Produktivdaten werden in der Schweiz gespeichert. Soweit weitere Dienstleister eingesetzt werden oder Zugriffe aus Drittstaaten möglich sind, gelten die im AVV und in der Datenschutzerklärung beschriebenen Garantien.

Sie haben nach Massgabe der DSGVO insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Ihre Rechte machen Sie grundsätzlich gegenüber Ihrer Arbeitgeberin geltend. Sie haben zudem das Recht, Beschwerde bei der Datenschutzstelle Liechtenstein zu erheben.