Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) für Vacanzo

DAI Group GmbH, Sihlbruggstrasse 109, 6340 Baar, UID CHE-153.907.488 (nachfolgend «Anbieterin»)

Entwurf zur anwaltlichen Prüfung · Stand 14. Oktober 2026 · Fassung 0.5a · mit den Änderungen der anwaltlichen Prüfung vom 2./4. Oktober 2026 und den Antworten vom 12. Oktober 2026

1 Geltungsbereich

1.1 Diese AGB regeln die Nutzung des Software-as-a-Service-Angebots «Vacanzo» (Abwesenheits- und Arbeitszeitverwaltung, erreichbar unter vacanzo.ch und den Subdomains der Kundinnen) durch Unternehmen und Organisationen (nachfolgend «Kundin»).

1.2 Vacanzo richtet sich ausschliesslich an Kundinnen mit Sitz in der Schweiz [oder im Fürstentum Liechtenstein]. Abweichende oder ergänzende Bedingungen der Kundin gelten nur, wenn die Anbieterin ihnen schriftlich zugestimmt hat.

1.3 Die Kundin bestätigt mit der Registrierung, dass sie als Unternehmen handelt und dass die Person, die das Konto eröffnet, zur Vertretung berechtigt ist.

1.4 Sanktionskonformität. Die Kundin sichert zu, dass weder sie noch ihre Organe, Gesellschafter oder wirtschaftlich berechtigten Personen Sanktionen des Staatssekretariats für Wirtschaft (SECO), der Europäischen Union oder anwendbaren internationalen Embargovorschriften unterliegen.

2 Leistungen

2.1 Die Anbieterin stellt Vacanzo als Mehrmandanten-Dienst bereit. Jede Kundin erhält eine eigene Adresse (<name>.vacanzo.ch), unter der ausschliesslich ihre Daten bearbeitet werden.

2.2 Der Funktionsumfang ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung und der Preisliste (Anhang 1). Die Anbieterin entwickelt Vacanzo laufend weiter und darf Funktionen ändern oder ersetzen, sofern der Kernzweck (Verwaltung von Ferien, Abwesenheiten und, wo gebucht, Arbeitszeit) gewahrt bleibt.

2.3 Das Anmelden erfolgt über einen externen Identitätsanbieter (derzeit Zitadel, betrieben von CAOS AG, St. Gallen), der seinerseits die Anmeldung mit Google- oder Microsoft-Konten oder mit Passwort und Zwei-Faktor vermittelt. Vacanzo speichert keine Passwörter.

2.4 Benachrichtigungen werden per E-Mail versandt. Die Kundin kann zusätzlich ihren eigenen Slack-Arbeitsbereich anbinden; sie tut dies selbst, über Slacks Freigabeverfahren, und kann die Anbindung jederzeit lösen.

2.5 Optionale Funktionen, die ein Sprachmodell nutzen (etwa der Entwurf einer Zusammenfassung in einem Bericht), sind Hilfsmittel: das Ergebnis ist ein Textvorschlag, den eine Person prüft und bearbeitet. Es werden keine Entscheidungen automatisiert getroffen. Die Kundin kann diese Funktionen in der Verwaltungskonsole abschalten.

2.6 Verfügbarkeit. Die Anbieterin betreibt Vacanzo mit der Sorgfalt eines professionellen Dienstleisters, gewährt jedoch in dieser Fassung keine bestimmte Verfügbarkeit. Geplante Wartung wird nach Möglichkeit ausserhalb der üblichen Bürozeiten durchgeführt.

2.7 Support erfolgt per E-Mail und, wo nötig, per Bildschirmfreigabe durch die Kundin. Die Anbieterin hat keinen eigenen Zugriff auf die Mitarbeitendendaten der Kundin (vgl. Ziff. 8.3).

3 Testphase

3.1 Neue Kundinnen können Vacanzo während 60 Tagen ab Registrierung kostenlos und ohne Zahlungsmittel testen. Eine Karte kann jederzeit während der Testphase hinterlegt werden; mit dem Hinterlegen der Karte nimmt die Kundin das kostenpflichtige Abonnement zu diesen AGB und zur geltenden Preisliste an. Hat die Kundin bis zum Ende der Testphase ein Zahlungsmittel hinterlegt, beginnt das kostenpflichtige Abonnement am Tag nach dem letzten Tag der Testphase, nicht mit dem Hinterlegen; die Testphase wird dadurch nicht verkürzt. Die Anwendung weist ab 30 Tagen vor Ablauf auf das Ende der Testphase hin.

3.2 Wird bis zum Ende der Testphase kein Zahlungsmittel hinterlegt, wird das Konto in den Zustand «nur lesen» versetzt. Die Daten werden 30 Tage nach Ende der Testphase gelöscht, sofern die Kundin nicht vorher ein Abonnement abschliesst oder einen Export verlangt.

4 Preise und Abrechnung

4.1 Die Preise ergeben sich aus der jeweils gültigen, datierten Preisliste (Anhang 1). Massgebend ist die Preisliste, die zum Zeitpunkt des Abonnementsabschlusses gilt. Änderungen der Preisliste kündigt die Anbieterin 30 Tage im Voraus per E-Mail an die Administratorinnen der Kundin an; sie gelten ab der nächsten Abrechnungsperiode nach Ablauf der Frist. Bereits vereinbarte individuelle Konditionen (Ziff. 4.6) bleiben bis zu ihrem Ablauf unberührt.

4.2 Abgerechnet wird pro Monat: ein Grundpaket und, darüber hinaus, pro Person. Das Grundpaket deckt die ersten fünf Personen; jede weitere Person wird zum Preis je Person gemäss Preisliste berechnet. Führt ein Teil der Personen Arbeitszeit, werden die im Grundpaket enthaltenen Plätze zuerst diesen Personen angerechnet. Abgerechnet wird jede natürliche Person, für die die Kundin am Stichtag ein aktives Benutzerkonto führt – Mitarbeitende, externe Mitarbeitende oder andere Beauftragte. Eingeladene, aber nicht aktivierte Konten sowie Konten in der Freischaltungswarteschlange zählen nicht. Gastsitze (Ziff. 7) sind kostenlos.

4.2a Tarifwechsel. Die Kundin wechselt den Tarif selbst in der Verwaltungskonsole; der Wechsel gilt sofort, in beide Richtungen. Ein Monat, in dem der Tarif «advanced» auch nur einen Tag galt, wird mit dessen Zuschlag abgerechnet (keine anteilige Berechnung, Ziff. 4.3). Nach einem Wechsel kann der Tarif frühestens nach 30 Tagen erneut gewechselt werden.

4.3 Stichtag ist der erste Tag jedes Monats; abgerechnet wird der Vormonat aufgrund einer Momentaufnahme an diesem Tag. Wer im Laufe eines Monats eintritt, wird erstmals am folgenden Stichtag gezählt (der angebrochene erste Monat ist kostenlos). Wer austritt, wird am letzten Stichtag innerhalb der Kündigungsfrist noch gezählt und ab dem nächsten als archivierte Personalakte (Ziff. 4.4). Es gibt weder Rückerstattung noch anteilige Berechnung.

4.4 Archivierte Personalakten (ausgetretene Personen, deren Daten wegen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erhalten bleiben) werden zum reduzierten Tarif gemäss Preisliste abgerechnet, höchstens jedoch bis zur Anzahl der aktiven Personen. Voraussetzung ist ein erfasstes Austrittsdatum; ohne Austrittsdatum gilt der volle Tarif.

4.5 Rechnung und Zahlung. Die Anbieterin stellt monatlich eine Rechnung in deutscher Sprache aus, mit ihrer UID, dem anwendbaren Mehrwertsteuersatz (derzeit 8,1 %) und dem Mehrwertsteuerbetrag in Franken. Vor dem Hinterlegen der Karte gibt die Kundin in der Verwaltungskonsole ihre Rechnungsadresse an (Firma, Strasse, Postleitzahl, Ort, Land, optional UID); die Rechnung lautet auf die am Tag der Rechnungsstellung hinterlegte Adresse. Einziges Zahlungsmittel ist die hinterlegte Kreditkarte (abgewickelt durch wallee AG); eine Zahlung per Überweisung oder auf Rechnung wird nicht angeboten. Der Rechnungsbetrag wird der Karte am Tag der Rechnungsstellung ohne weiteres Zutun der Kundin belastet. Die Kundin findet in der Verwaltungskonsole jede Rechnung als PDF-Datei – dieselbe Datei, die die Anbieterin in ihrer Buchhaltung ablegt –, die hinterlegte Karte (Marke und letzte vier Ziffern) und eine unverbindliche Prognose der laufenden Monatsrechnung nach dem heutigen Personalbestand. Kartendaten werden ausschliesslich beim Zahlungsdienstleister gespeichert; Vacanzo verarbeitet sie nicht. Der Zahlungsbeleg des Zahlungsdienstleisters ersetzt die Rechnung nicht.

4.6 Individuelle Konditionen (Rabatt in Prozent oder Pauschale) werden schriftlich vereinbart, mit Begründung und Enddatum, jeweils für höchstens ein Jahr. Nach Ablauf gilt die Preisliste.

4.7 Zahlungsverzug. Kann eine Zahlung nicht eingezogen werden, versucht die Anbieterin die Belastung täglich erneut, erinnert die Administratorinnen nach 7 Tagen per E-Mail, zeigt nach 14 Tagen in der Anwendung einen Hinweis an alle Administratorinnen und versetzt das Konto nach 30 Tagen in den Zustand «nur lesen» (Ziff. 9.2). Der Zustand gilt für alle Benutzerinnen und Benutzer der Kundin; Mitarbeitende sehen dabei nur, dass das Konto nur lesbar ist, nicht den Grund. Hinterlegt die Kundin eine gültige Karte, werden die offenen Rechnungen sofort belastet, und mit der Zahlung ist das Konto wieder uneingeschränkt nutzbar. Bleibt das Konto 30 Tage im Zustand «nur lesen», ohne dass die offenen Rechnungen bezahlt werden, schliesst die Anbieterin das Konto (Ziff. 9.2a); der Tag der Schliessung wird während dieser 30 Tage allen Benutzerinnen und Benutzern in der Anwendung angezeigt. Die Daten werden durch den Zahlungsverzug nicht gelöscht. Rückbelastungen regelt Ziff. 4.8.

4.8 Rückbelastungen (Chargebacks). Veranlasst die Kundin oder deren Kreditkartenherausgeber eine Rückbelastung einer bereits erfolgten Zahlung, gilt die betreffende Rechnung ab dem Tag der Mitteilung durch den Zahlungsdienstleister als unbezahlt. Die Mahnfristen gemäss Ziff. 4.7 laufen ab diesem Tag neu; die zurückgerufene Karte wird nicht erneut belastet, sondern erst eine neu hinterlegte. Die Anbieterin behält sich das Recht vor, unberechtigte Rückbelastungen beim Zahlungsdienstleister oder der Kartenorganisation unter Vorlage von Nachweisen zu bestreiten. Die Kundin trägt die durch eine unberechtigte Rückbelastung entstehenden Gebühren des Zahlungsdienstleisters sowie eine Bearbeitungsgebühr von CHF 50.00 je Fall.

4.9 Korrekturen und Rückerstattungen. Erweist sich eine bezahlte Rechnung als unrichtig, stellt die Anbieterin einen Korrekturbeleg (Gutschrift) aus und erstattet den Differenzbetrag auf die Karte zurück, mit der bezahlt wurde. Massgebend für die Rechnung bleibt der Personalbestand am Stichtag (Ziff. 4.2); eine verspätet erfasste Mutation der Kundin begründet keinen Anspruch auf Korrektur.

5 Pflichten der Kundin

5.1 Die Kundin ist für die Richtigkeit der von ihr und ihren Nutzenden erfassten Daten verantwortlich sowie für die Einhaltung des auf ihre Arbeitsverhältnisse anwendbaren Rechts, in der Schweiz insbesondere OR und ArG samt Verordnungen und in Liechtenstein insbesondere der dort anwendbaren arbeitsrechtlichen Vorschriften. Vacanzo unterstützt die Erfassung und Berechnung; die arbeitsrechtliche Beurteilung bleibt bei der Kundin. Vacanzo schuldet keine Überprüfung der erfassten Arbeits- oder Ruhezeiten auf gesetzliche Konformität.

5.2 Die Kundin bestimmt die Administratorinnen ihres Kontos und sorgt dafür, dass jederzeit mindestens eine aktive Administratorin besteht. Ist dies nicht mehr der Fall, gilt das Verfahren nach Ziff. 8.4.

5.3 Zwei-Faktor-Authentisierung. Meldet sich die Kundin über einen eigenen Identitätsanbieter an (Google Workspace, Microsoft Entra ID oder ein anderer angebundener Anbieter), stellt sie sicher, dass dort für alle Personen, die Vacanzo nutzen, eine Zwei-Faktor-Authentisierung aktiviert ist. Vacanzo übernimmt die Anmeldeentscheidung des Identitätsanbieters und kann diese Einstellung nicht selbst prüfen.

5.4 Die Kundin nutzt Vacanzo nur für eigene Zwecke und räumt Dritten keinen Zugang ein, ausser über die dafür vorgesehenen Gastsitze (Ziff. 7). Zugangsdaten und Freigaben (Slack, Identitätsanbieter) hält sie geheim.

5.5 Verbot sensibler Daten in Freitextfeldern. Der Kundin und ihren Nutzenden ist es untersagt, besonders schützenswerte Personendaten (insbesondere medizinische Diagnosen oder detaillierte Krankheitsgründe, religiöse, politische oder weltanschauliche Ansichten) in Freitextfeldern, Kommentaren oder Projektbeschreibungen zu erfassen. Die Erfassung von Abwesenheiten wegen Krankheit oder Unfall darf ausschliesslich durch Auswahl der entsprechenden Systemkategorie ohne Angabe medizinischer Details erfolgen.

5.6 Die Kundin informiert ihre Mitarbeitenden gemäss Art. 19 DSG über die Bearbeitung ihrer Daten in Vacanzo und nennt dabei die Anbieterin als Auftragsbearbeiterin. Eine Musterinformation stellt die Anbieterin zur Verfügung.

6 Datenschutz

6.1 Für die Personendaten der Mitarbeitenden der Kundin ist die Kundin Verantwortliche und die Anbieterin Auftragsbearbeiterin im Sinne von Art. 9 DSG. Die Einzelheiten regelt der Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV), der Bestandteil dieses Vertrags ist. Bei Widersprüchen geht der AVV vor.

6.2 Die Daten gehören der Kundin. Die Anbieterin macht aus den Daten einer Kundin kein Produkt für Dritte. Eine Nutzung in aggregierter, anonymisierter Form für Vergleichswerte erfolgt ausschliesslich, wenn die Kundin dem in der Verwaltungskonsole ausdrücklich zugestimmt hat (AVV Ziff. 11).

6.3 Die Kundin kann jederzeit einen vollständigen Export ihrer Daten in einem maschinenlesbaren Format verlangen.

7 Gastsitze (Treuhand, Beraterinnen)

7.1 Eine Administratorin der Kundin kann einer externen Person (z. B. ihrer Treuhänderin) einen lesenden Gastsitz einräumen. Ein Gastsitz ist zeitlich befristet und läuft ohne Verlängerung automatisch ab; die Höchstdauer je Einräumung beträgt zwölf Monate.

7.2 Die Gastperson ist eine Beauftragte der Kundin, nicht der Anbieterin. Die Kundin ist dafür verantwortlich, mit ihr eine ausreichende Vereinbarung über Vertraulichkeit und Datenschutz zu treffen. Die Kundin verpflichtet sich, die eingeräumten Gastsitze regelmässig zu überprüfen und bei Beendigung des Auftrags- oder Mandatsverhältnisses mit der betreffenden Gastperson den Zugang unverzüglich in der Verwaltungskonsole zu deaktivieren. Die Anbieterin haftet nicht für unbefugte Zugriffe, die darauf beruhen, dass die Kundin einen nicht mehr benötigten Gastsitz aktiv belassen hat.

8 Zugriff der Anbieterin und Notfallverfahren

8.1 Die Anbieterin sieht von den Daten einer Kundin nur, was sie für Betrieb und Abrechnung braucht: Firmenname, Adresse, Kanton, Tarif, die Anzahl Personen je Stichtag, den Zeitpunkt der letzten Aktivität sowie Name und E-Mail-Adresse der Administratorinnen.

8.2 Mitarbeitendendaten (Abwesenheiten, Krankheit, Arbeitszeiten, Projekte, Personalien) sind für die Anbieterin technisch nicht abrufbar; die Datenbankrolle der Plattformverwaltung hat auf diese Tabellen keine Berechtigung.

8.3 Support findet mit der Kundin statt: Die Kundin zeigt ihren Bildschirm in ihrem eigenen Konto. Es gibt kein Supportkonto der Anbieterin mit Zugriff auf Kundendaten.

8.4 Verlust aller Administratorinnen. Hat eine Kundin keine aktive Administratorin mehr, kann eine vertretungsberechtigte Person der Kundin verlangen, dass die Anbieterin einer bereits bestehenden Person dieser Kundin die Administratorrolle zuweist. Die Anbieterin prüft die Berechtigung anhand des Handelsregisters, protokolliert den Vorgang und benachrichtigt alle aktiven Personen der Kundin per E-Mail. Neue Konten werden auf diesem Weg nicht erstellt. Handelt die Anbieterin im Notfallverfahren nach gewissenhafter Prüfung der Vertretungsberechtigung anhand des Handelsregisters in gutem Glauben, ist jede Haftung für allfällige daraus resultierende interne Streitigkeiten der Kundin ausgeschlossen. Die Kundin stellt die Anbieterin von sämtlichen Ansprüchen frei, die Organe, Gesellschafter oder Mitarbeitende der Kundin im Zusammenhang mit einer solchen Notfall-Rollenzuweisung geltend machen.

9 Laufzeit, Aussetzung, Beendigung

9.1 Das Abonnement läuft auf unbestimmte Zeit und kann von beiden Seiten mit einer Frist von 30 Tagen auf ein Monatsende gekündigt werden, durch die Kundin per E-Mail an saas@daigroup.ch; die Verwaltungskonsole nennt diesen Weg.

9.2 Aussetzung («nur lesen»). Bei Zahlungsverzug (Ziff. 4.7) oder wesentlicher Vertragsverletzung kann die Anbieterin das Konto in den Zustand «nur lesen» versetzen: Anmelden, Lesen, Berichte und Export bleiben für alle Benutzerinnen und Benutzer möglich, Schreiben nicht. Eine Aussetzung ist nie eine Löschung.

9.2a Schliessung. Ein geschlossenes Konto kann von niemandem mehr geöffnet werden, auch nicht von den Administratorinnen der Kundin; an der Adresse des Kontos steht ein Hinweis mit der Kontaktadresse der Anbieterin, ohne Angabe des Grundes. Die Daten bleiben bis zur Löschung nach Ziff. 9.3 unverändert erhalten. Die Anbieterin schliesst ein Konto (a) 30 Tage nach Beginn einer Aussetzung wegen Zahlungsverzugs (Ziff. 4.7), (b) nach Ablauf der Frist von Ziff. 9.3 und (c) wenn eine Testphase nicht in ein Abonnement übergeht (Ziff. 3.2). Solange die Daten nicht gelöscht sind, öffnet die Anbieterin ein geschlossenes Konto auf Verlangen der Kundin wieder, im Fall von (a) im Zustand «nur lesen», bis die offenen Rechnungen bezahlt sind. Bleibt ein wegen Zahlungsverzugs geschlossenes Konto weitere 30 Tage geschlossen und werden die offenen Forderungen nicht beglichen, kann die Anbieterin den Vertrag nach vorheriger Ankündigung beenden. Mit Vertragsende beginnt die Löschfrist nach Ziff. 9.3.

9.3 Nach Beendigung bleibt das Konto 30 Tage im Zustand «nur lesen», damit die Kundin ihre Daten exportieren kann; danach wird es geschlossen (Ziff. 9.2a). Geht der Schliessung eine Aussetzung wegen Zahlungsverzugs voraus, gelten deren 30 Tage als diese Frist. Danach werden alle Daten der Kundin einschliesslich Sicherungskopien innert weiterer sieben Tage gelöscht. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (insbesondere OR 958f, ArGV 1 Art. 73) treffen die Kundin; sie hat den Export rechtzeitig zu veranlassen. Bei einer vorgängigen Aussetzung wegen Zahlungsverzugs gilt die bereits gewährte 30-tägige Read-only-Phase als Exportfrist; nach der späteren Vertragsbeendigung entsteht keine zweite Exportfrist.

Vacanzo erbringt keine revisionssichere Langzeitarchivierung im Sinne der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV). Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen und Arbeitszeitdaten (insbesondere OR 958f, ArGV 1 Art. 73) verbleiben vollumfänglich bei der Kundin. Es obliegt der Kundin, die erforderlichen Daten vor Ablauf der 30-tägigen Exportfrist eigenverantwortlich zu exportieren und ausserhalb von Vacanzo revisionssicher aufzubewahren.

9.4 Die Anbieterin kann den Vertrag ohne Frist beenden, wenn die Kundin Vacanzo rechtswidrig nutzt oder die Sicherheit des Dienstes gefährdet.

10 Gewährleistung und Haftung

10.1 Die Anbieterin gewährleistet, dass Vacanzo im Wesentlichen der Leistungsbeschreibung entspricht. Sie behebt gemeldete Mängel in angemessener Frist. Weitere Gewährleistungen sind ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

10.2 Die Haftung der Anbieterin ist, soweit gesetzlich zulässig, auf die von der Kundin in den zwölf Monaten vor dem schädigenden Ereignis bezahlten Entgelte beschränkt. Die Haftung für indirekte Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn und Datenverlust, der durch einen rechtzeitigen Export hätte vermieden werden können, ist ausgeschlossen. Vorbehalten bleibt die Haftung für rechtswidrige Absicht und grobe Fahrlässigkeit (Art. 100 OR).

10.3 Die Kundin haftet für Schäden, die der Anbieterin aus einer vertrags- oder rechtswidrigen Nutzung durch die Kundin oder ihre Nutzenden entstehen.

10.4 Höhere Gewalt und Ausfälle Dritter. Die Anbieterin haftet nicht für Leistungsstörungen, Ausfälle oder Verzögerungen, soweit diese auf Umständen beruhen, die ausserhalb ihres Einflussbereichs liegen (höhere Gewalt, behördliche Anordnungen, Streiks, Störungen der allgemeinen Internetinfrastruktur sowie unverschuldete Ausfälle oder Störungen der angebundenen Kerninfrastrukturanbieter wie Google Cloud, CAOS AG/Zitadel oder wallee AG).

11 Geistiges Eigentum

Alle Rechte an Vacanzo, seiner Software, Gestaltung und Dokumentation verbleiben bei der Anbieterin. Die Kundin erhält ein nicht ausschliessliches, nicht übertragbares Nutzungsrecht für die Vertragsdauer. Von der Kundin hochgeladene Inhalte (Logo, Farben) bleiben ihr Eigentum; sie räumt der Anbieterin das Recht ein, sie zur Darstellung in ihrem Konto zu verwenden.

12 Änderungen der AGB

Die Anbieterin kann diese AGB ändern. Änderungen werden den Administratorinnen mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten per E-Mail angezeigt. Widerspricht die Kundin nicht bis zum Inkrafttreten, gelten die neuen AGB als angenommen; andernfalls kann jede Seite den Vertrag auf das Inkrafttreten kündigen.

13 Schlussbestimmungen

13.1 Es gilt schweizerisches Recht unter Ausschluss des Kollisionsrechts und des Wiener Kaufrechts.

13.2 Ausschliesslicher Gerichtsstand ist Zug.

13.3 Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der übrige Vertrag bestehen; die unwirksame Bestimmung wird durch eine wirksame ersetzt, die ihrem Zweck am nächsten kommt.

13.4 Massgebend ist die deutsche Fassung dieser AGB.

Anhang 1 · Preisliste vom 3. September 2026 (CHF, exkl. MWST)

Testphase: 60 Tage. Zahlung: ausschliesslich Kreditkarte über wallee, belastet am Tag der Rechnungsstellung. Rechnung monatlich in deutscher Sprache mit 8,1 % MWST.